Come organizzare il matrimonio

"Cosa ci fanno questi consigli in un blog di un fotografo e di un videomaker?", vi chiederete. Beh, un po' di esperienza sui matrimoni l'abbiamo, inoltre abbiamo una Wedding Designer in famiglia, quindi nel tempo abbiamo conosciuto aspetti organizzativi anche diversi dall'ambito foto/videografico. Inoltre il nostro è un punto di vista esterno rispetto a quello, per esempio, di una Wedding Planner. Ed è sempre utile avere un altro punto di vista, autorevole e disinteressato, rispetto a chi si occupa per lavoro di organizzazione dei matrimoni.

Eccovi quindi la nostra lista delle cose da fare assolutamente nell'organizzazione del vostro matrimonio, ordinata per priorità, con consigli e osservazioni del tutto personali ma che, scommettiamo, troverete utilissimi!

1. Fissate la data

La prima cosa a cui pensare è trovare una o più date candidate per il vostro matrimonio. Se vi sembra facile, non lo è:

• non deve essere scomoda per voi né per gli invitati (sempre che li vogliate!): evitate i periodi in cui sapete di avere un picco nel vostro lavoro, per esempio
• prestate attenzione a festività legate a eventi religiosi o nazionali, legate sia al vostro Paese sia a quello in cui vi sposerete, se fosse diverso
• tenete conto del clima, anche se oggi è diventato davvero difficile prevederlo
• prendete in considerazione anche stagioni diverse da quelle classiche: provate a fare qualche ricerca su Pinterest, vedrete che vi si apriranno possibilità a cui non avevate minimamente pensato!
• una data che ha già un significato importante per voi può essere un'idea! Io e mia moglie Mary, per esempio, ci siamo sposati il 9 Luglio, la stessa data in cui si sposarono sia i miei che i suoi genitori!

2. Siate ben organizzati

Nell'organizzare il vostro matrimonio, ci saranno moltissime cose da tenere sotto controllo: liste di cose ad fare, scadenze da rispettare, preventivi da salvare, appunti presi qua e là, ispirazioni, un budget da gestire, e chi più ne ha più ne metta! Vi consiglio quindi di utilizzare una soluzione mista cartacea e digitale, in modo tale da non farvi sfuggire nulla!
Innanzitutto procuratevi una bella cartellina, magari di quelle con gli anelli, in cui poter inserire a vostro piacimento fogli, buste e tasche. E magari aggiungete anche un bel quaderno a tema Matrimonio, utile da portare sempre con sé e prendere ogni genere di appunto: li trovate in vendita on-line sotto il nome di Wedding Book oppure Organizer. Alcuni sono anche già suddivisi in sezioni tematiche: non vi resta che scegliere quale fa al caso vostro.

Ci sono anche svariate App per smartphone e tablet che vi consentono di salvare tante informazioni in formato digitale anziché cartaceo. Tra le tantissime, quelle che ho selezionato e vi consiglio sono:

• WeddingHappy, disponibile sia per iOS che per Android
• Wedding Planner - Checklist, Budget & Countdown, realizzato dal famoso portale The Knot, disponibile sia per iOS che per Android
• iWedPlanner, anche questa disponibile sia per iOS che per Android
• Non può mancare Pinterest, il social che sicuramente conoscerete. Utilizzatelo creando delle bacheche a tema, le riempirete fin troppo in fretta e saranno utilissime per far conoscere i vostri gusti ai vostri fornitori!

3. Il budget

È fondamentale che abbiate un budget di riferimento, prima di iniziare a mettervi alla ricerca della location e dei fornitori: dovete sempre essere in grado di capire fino a che punto potete spingervi con le richieste. Non importa se il vostro budget è piccolo, medio o grande, anche i budget più grandi hanno un limite!
Siccome la voce di spesa maggiore è data dalla location, è importante conoscere più o meno anche il numero di persone che pensate di invitare: una loro variazione anche di una decina può fare la differenza — e può essere anche uno dei modi più efficaci per tagliare i costi.

Infine, ricordate sempre di mantenere un po' di margine per le spese impreviste: meglio prevederle e poterle controllare facilmente piuttosto che arrivare al giorno del matrimonio senza la dovuta tranquillità.

4. Serve una mano?

La parte dei preparativi del matrimonio va goduta come il giorno del matrimonio stesso: fidatevi se vi dico che vi mancherà tantissimo quel tipo di impegno, una volta che sarà passato il giorno fatidico. Però, sebbene sia divertente e piacevole, è pur sempre un impegno che si sovrappone a quelli della vostra vita quotidiana.
Per cui, se avete già una vita densa di attività e pensate che avrete difficoltà a seguire un progetto del genere, potete prendere seriamente in considerazione l'aiuto da parte di un professionista: un o una Wedding Planner sa come muoversi, come gestire il vostro budget, come soddisfare al meglio le vostre richieste.
Certo, ha un costo, ma vedetela come il costo del tempo che risparmierete, con il valore aggiunto che un professionista del settore può trovare soluzioni, vantaggiose per voi, a cui voi potreste non pensare.

5. Le location

Le prime cose da trovare sono le location per la cerimonia e il ricevimento, che potrebbero essere diverse. Sono fondamentali anche per poter fissare una data, quella che poi festeggerete, anno dopo anno, per una vita intera! Infatti solo dopo aver finalmente bloccato la data delle vostre nozze, potrete rivolgervi agli altri servizi: questo è davvero un elemento fondamentale per poter procedere con l'organizzazione!

Se siete interessati a celebrare la cerimonia e i festeggiamenti all'aperto, nella vostra ricerca non tralasciate un aspetto molto importante: assicuratevi che sia possibile attuare un piano B nel caso di maltempo e che questa alternativa sia di vostro gradimento rispetto a quella che, si spera, sarà la soluzione principale.
Se poi fosse possibile avere in location un paio di belle stanze in cui prepararsi, sarebbe perfetto per ottenere delle splendide immagini dei vostri preparativi.

Un altro elemento da non sottovalutare è poter avere piena facoltà di scegliere gli altri fornitori, in modo del tutto slegato rispetto alla location: alcune strutture impongono l'esclusività di uno o più servizi tra banqueting/catering, fioristi, allestitori, wedding planner e persino il fotografo! Scappate il più lontano possibile e boicottate le location che lavorano in questo modo! Il matrimonio è un evento unico nella vostra vita: fate sì che possiate sempre avere l'ultima parola e fate scrivere nel contratto tutto quello che vi prometteranno.

6. Gli altri servizi

Una volta che avrete definito quale sarà la cornice del vostro matrimonio, potrete associarle uno stile che le sia coerente, cercando uno o più fornitori per gli allestimenti. Parte di questi potrebbero essere forniti dalla location stessa o dal catering/banqueting: sia per il rito che per il banchetto, dovreste poter scegliere alcuni elementi di arredo come la tipologia di tavoli e sedute, il tovagliato, la mise en place. Per gli allestimenti floreali o in generale per decorazioni di diverso tipo, dovrete necessariamente rivolgervi ad altri professionisti, come un flower designer o una wedding designer.

Altri fornitori importanti di cui è bene mettersi alla ricerca non troppo tardi sono il fotografo e il videomaker (almeno 8-12 mesi prima dell'evento), i musicisti (6 mesi prima) e, anche più a ridosso dell'evento, servizi accessori come l'animazione per i bambini, uno stand di sigari e rum, un cocktail bar, la wedding cake e così via.

7. Gli abiti

Mentre per avere un abito maschile è sufficiente un tempo relativamente breve, a meno che non vogliate qualcosa di molto particolare, per l'abito femminile è molto più laborioso: non solo dovrete trovare il modello che, una volta indossato, sentirete come vostro, ma occorreranno mesi per cucirvelo letteralmente addosso e far sì che vi calzi a perfezione. Muovetevi quindi con i tempi giusti per poter tenere sotto controllo anche questo aspetto fondamentale del vostro matrimonio.

Se pensate di voler vestire in modo particolare anche testimoni e damigelle, muovetevi per tempo anche per i loro abiti: ricordate che le cose da fare sono sempre molte e tenderanno ad accavallarsi negli ultimi mesi: se riuscite quindi ad anticipare tempi e criticità, non avrete problemi di sorta.

8. Gli inviti

A circa due-tre mesi dal matrimonio vanno inviate le partecipazioni ai vostri invitati: fate in modo da averle per tempo e non aspettate l'ultimo minuto per contattare un professionista in grado di progettarle per voi e insieme a voi. Se infatti volete una partecipazione che lasci il segno, che sia personalizzata e coerente con i colori, lo stile e l'allestimento in generale che avete scelto per il vostro matrimonio, c'è bisogno di tempo per realizzarla e ottenere una prima prova di stampa definitiva.
Non accontentatevi di soluzioni generiche e impersonali: la partecipazione è un primo assaggio di ciò che offrirete ai vostri ospiti, quindi fate in modo che parli di voi e dia qualche indizio sullo stile e sul tema del vostro matrimonio.

Nel comunicare a location e banqueting/catering il numero degli invitati, stornatene un 10-15%: è un calo che ci sarà quasi sicuramente e, qualora non ci dovesse essere, la conferma che darete 7-10 giorni prima dell'evento sistemerà tutto.

9. Gli anelli

Per gli anelli nuziali non c'è una estrema urgenza, però dipende sempre da cosa cercate: mentre un prodotto da catalogo va scelto e ordinato già della misura giusta e richiede al massimo qualche settimana per la consegna, delle fedi personalizzate vanno progettate, magari vanno realizzati dei prototipi in argento, potreste pensare di utilizzare del metallo proveniente da oggetti appartenuti ai vostri cari. Anche in questo caso quindi ci possono essere processi che richiedono tempo e dedizione.

Ricordate che, se siete alla ricerca di un matrimonio non convenzionale, in qualsiasi ambito vi muoviate occorre il tempo necessario e probabilmente una spesa superiore alla media.

10. Accoglienza

Se avete degli ospiti che arrivano da fuori, è indispensabile trovargli una sistemazione per il loro tempo di permanenza nella località del matrimonio. Il problema più grande che avete è che di fatto non conoscerete il numero reale delle persone da ospitare se non una decina di giorni prima del matrimonio.
Per ovviare il più possibile a questo problema, nella vostra ricerca tra hotel, guesthouse, B&B e quant'altro, siate molto chiari con i proprietari delle strutture a cui vi rivolgete. Fornitegli il numero delle persone da ospitare e di quelle in forse, in modo da trovare un accordo economico vantaggioso per entrambe le parti, anche se all'ultimo momento doveste liberare qualche stanza.

11. Burocrazia

Se volete sposarvi all'estero in un Paese diverso da quello in cui avete la cittadinanza, se uno dei due ha una cittadinanza differente, ma anche se siete italiani e volete sposarvi in un Comune in cui non siete residenti, dovrete avere a che fare con la burocrazia, con tanta burocrazia. Nei casi più complessi potrebbe essere utile affidarsi a un Wedding Planner, che sa molto bene come muoversi nei vari casi. In altre situazioni, se la location è abituata a gestire situazioni di questo tipo, può consigliarvi per il meglio e, in certi casi, fornirvi aiuto concreto.

In generale informatevi sempre presso gli uffici competenti (Comune o Ambasciata, a seconda dei casi) sulle procedure da seguire: ci sono sempre dei tempi da rispettare per la presentazione di documenti e per l'invio dei certificati una volta sposati.
Insomma, fate molta attenzione perché un semplice dettaglio potrebbe farvi rimandare il matrimonio o causarvi problemi in seguito. Niente che non sia superabile, però se sapete come far andare tutto liscio e senza intoppi, ne guadagnerete in tranquillità prima, durante e dopo il matrimonio!